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查找文件是用卡片索引。波特发明了一机械检索方法：每一张卡片都穿了一系列的孔，不同类型的档案卡片打上不同的孔，查找某档案时，只要这类档案相应的导卡即可。譬如，你要查找一个曾用过好几个化名的俄国特工人员的档案，你只要找导卡就行了。导卡排在相应的系列卡的最前面，用卡片杆把它们穿起来，这样就可以任意用手查找。这方式很陈旧，虽然也能奏效，但却充分说明了军五对实现计算机检索完全不重视，尽这早就应该被采用。

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档案室的中央大厅是个常年忙碌的地方。手推车来回不断地把文件从档案室的架上运送到专门的电梯上。这些小推车都是在轨上动的，以便迅速地把文件送到楼上的办案人员手里。F在二楼，E在三楼，D在四楼和五楼，A在六楼。档案室雇用了许多的年轻姑娘来从事楼里大量的文件收发工作，包括分类、对和归档等。这些被称为档案女神的姑娘是凯尔当时，从贵族家或军五官员的家里招聘来的。凯尔这样的理由很简单，这些人的家背景就是对她们最可靠的审查。这些涉世不的少女们，既漂亮又富有。因此安全局里的许多官员都同她们结为伉俪。她们在档案室的工作时间一般都没有超过九个月，因此这已经成了一个笑话：一个档案女神在她档案室的第九个月，便是她怀的时间。

专题档案，或称组织档案，譬如关于英国共产党的档案。专题档案常常分为若本，与人档案相互参照。第三类是目录档案，是青的封面，一般收从某项案中收集到的而又不易于收前两类型的档案范围的材料。此外，还有一所谓的Y 箱，它主要用来把特别机密的文件与一般文件区别开来。例如，所有间谍嫌疑分的档案都属于Y 箱，大多数叛逃者的档案也属于这一类。一般官员要借阅Y 箱中的材料，必须得到主该材料的官员的批准，有时甚至经过局亲自批准。

文件的完整至关重要。波特告诉我，同时又警告我，不在什么况，没有级官员的书面批准，不得从档案里文件。每一个官员，从他开始参加工作那一天起，就被反复输要把文件档案视若神明的思想。

七十年代初，档案室的人手问题已成为军五的一个大难题。当时已有三百多个姑娘，随着文件的增多，仍需要不断招聘工作人员。公开招聘是不可能的。要招到符合这类条件的姑娘来工作，已不是一件容易的事，更何况还要对她们逐个地行审查。至少有一次，共产党设法让一个姑娘混了档案室，但她很快就被发现了，档案室不动声地把她解雇了。促使军五最终同意搞计算机检索的主要原因就是这件事，而不是因为日益老化的档案制度本。